Reskontravahti Express maksuvalvonnan vaiheet
Tämä ohje kertoo, miten Visma Amili käsittelee laskujen muistutus- ja perintäprosesseja. Muistutukset lähetetään tietyn ajan kuluttua eräpäivästä, ja perintäprosessin alkaessa lähetetään maksuhuomautus.
Vaiheet:
-
Siirrä lasku Reskontravahti Express -palveluun:
-
B2B-laskuille: Ensimmäinen huomautus lähetetään 10 päivää eräpäivän jälkeen.
-
B2C-laskuille: Ensimmäinen huomautus lähetetään 14 päivää eräpäivän jälkeen.
-
-
Aloita perintäprosessi:
-
Jos lasku siirretään suoraan perintään, lähetä maksuhuomautus ensimmäisenä.
-
-
Lähetystavat:
-
Kirjeet lähetetään normaalisti postitse.
-
Kirjeitä ei lähetetä viikonloppuisin tai pyhäpäivinä, mikä saattaa aiheuttaa muutaman päivän viiveen aikatauluihin.
-
Kirjoita muistutukset ja perintäkirjeet asiakkaan laskuun määritellyllä kielellä (Finvoice InvoiceRecipientLanguageCode). Oletuskieli on suomi.
Reskontravahti Express palvelun aktivointi
Palvelun käyttöönotto
-
Aktivoi palvelu: Mene Maventa-tilisi asetuksiin ja valitse Reskontravahti -> Yleiset asetukset. Valitse palvelun tyypiksi Reskontravahti Express.
-
Täytä lomake: Syötä tarvittavat tiedot ja paina "Jatka" aloittaaksesi aktivoinnin.
-
Viimeistele aktivointi: Klikkaa Netvisor KYC-palvelun linkkiä. Samalla hyväksytään palvelun sopimusehdot. Viimeistele aktivointi täyttämällä tietopyyntölomake henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
-
Palvelun käyttö: Palvelu aktivoituu 1-2 päivän kuluessa ilman lisämaksuja.
Aktivoinnissa vaadittavat tiedot
-
Pankkitilin tiedot: Anna yrityksesi pankkitilin tiedot tilityksiä varten.
Maksuissa käytetään aina alkuperäisen laskun viitenumeroa joten saatavien kohdistaminen hoituu ERP:n päässä tavalliseen tapaan. Maksajana näkyy VISMA AMILI.
-
Yhteystiedot: Tarjoa henkilön yhteystiedot, johon voimme olla yhteydessä Reskontravahtiin liittyen.
-
Asiakaspalvelun tiedot: Asiakkaiden tiedusteluihin tarvittavat tiedot.
-
Laskutustiedot: Toimita laskutustiedot palvelumaksuja ja arvonlisäveroa varten.
Esimerkiksi mahdollisiin oikeuskuluihin liittyvät palvelumaksut myöhemmissä perintä vaiheissa. Myös velalliselta kertyneen palkkion, korvauksen tai kulun arvonlisävero laskutetaan toimeksiantajalta, mikäli toimeksiantajalla on oikeus vähentää perintä palkkion arvonlisävero. Tämä arvonlisävero ei lisää perintäkustannuksia, koska se on kokonaan vähennyskelpoinen erä. Lisätietoja palvelumaksuista löytyy Visma Amili Oy:n hinnastosta.
Huomio: Aktivointiprosessin keskeytyessä lähetämme muistutuslomakkeen yhteyshenkilön sähköpostiin viikon kuluessa.
Rahanpesulain mukaan Visma Amili Oy:n on varmistettava, että he tuntevat asiakkaansa ja heidän toimintansa. Tietopyyntöön vastaavalla henkilöllä tulee olla oikeus toimia organisaation puolesta asemansa tai valtakirjan perusteella. Edustusoikeuden perustuessa valtakirjaan, valtakirja tulee liittää lomakkeeseen.
Laskujen siirto muistutus ja perintäprosessiin
Ohje kuvaa, kuinka siirrät erääntyneet laskut muistutus- tai suoraan perintäprosessiin Reskontravahti Express -palvelussa.
Siirto tapahtuu käyttöliittymästä lähetettyjen laskujen tiedoista. Kun laskun eräpäivä on mennyt, laskun tietoihin ilmeistyy uusi nappi “Siirrä lasku muistutus- tai perintäprosessiin”. Tämän jälkeen voi valita kumpaan prosessiin kyseisen laskun haluaa siirtää.
-
Löydä siirrettävä lasku:
-
Siirry laskuluetteloon Reskontravahti Express -palvelussa.
-
Valitse erääntynyt lasku, jonka haluat siirtää.
-
-
Valitse siirtoprosessi:
-
Klikkaa laskun tiedoissa uutta painiketta “Siirrä lasku muistutus- tai perintäprosessiin”.
-
Valitse "Muistutus ja perintä" tai "Perintä" riippuen tarpeistasi.
-
-
Seuraa siirron tilaa:
-
Laskun tiedoista näet siirron tilan:
-
"Siirto odottaa" tarkoittaa, että siirto on käynnissä.
-
"Siirretty onnistuneesti" vahvistaa, että lasku on siirretty.
-
-
-
Tarkista mahdolliset virheet:
-
Jos siirto epäonnistuu, tarkista vastaanottajan osoitetiedot. Tämä on yleisin siirtoeste.
-
Pakolliset tiedot laskulla:
-
Vastaanottajan täydellinen postiosoite.
-
Eräpäivän on oltava menneisyydessä.
-
Laskun valuutta EUR.
-
Laskun summan on vastattava yhteenlaskettuja rivejä.
-
Laskulla on oltava viitenumero.
-
Vastaanottajan kielikoodi, jos haluat lähettää kirjeet muulla kuin suomen kielellä (oletuskieli).
Huomioi laskunumeron käyttö:
-
Käytä uniikkia laskunumeroa. Tästä säännöstä on kuitenkin muutamia alla mainittuja poikkeuksia:
1. Jos uudella laskulla on eri laskun päivämäärä kuin olemassa olevassa toimeksiannossa (avoin tai suljettu), luodaan uusi toimeksianto samalla laskunumerolla. Vanha toimeksianto jää.
2. Jos uudella laskulla on sama laskun päivämäärä kuin olemassa olevalla suljetulla toimeksiannolla, johon ei liity maksuja tai hyvityslaskuja (lähettäjä on sulkenut tai peruuttanut manuaalisesti), luodaan uusi toimeksianto samalla laskunumerolla.
3. Jos uudella laskulla on sama laskun päivämäärä kuin olemassa olevalla avoimella toimeksiannolla, johon ei liity maksuja tai hyvityslaskuja, ja kyseiseen toimeksiantoon liittyvä alkuperäinen lasku on virhetilassa, olemassa oleva toimeksianto suljetaan ja uusi toimeksianto samalla laskunumerolla luodaan palveluun.
Asiakasryhmittely Reskontravahti Express palvelussa
Asiakasryhmittelyt (asiakaskohtainen perinnän rajaaminen) toimivat myös Reskontravahti Express palvelun osalta, mutta niiden käyttö ei välttämättä ole hyödyllistä tai tarkoituksen mukaista.
Reskontravahti Express palvelun sulkeminen
Tässä ohjeessa kerrotaan kuinka Reskontravahdin Express palvelu suljetaan.
-
Siirry Reskontravahdin asetukset-välilehdelle.
-
Paina “Poista käytöstä” -nappulaa.
-
Tämän jälkeen palvelu on poistettu käytöstä
Huomaa, että Visma Amili Oy jatkaa avoimien toimeksiantojen hoitoa.
Olethan tarvittaessa yhteydessä suoraan Visma Amili Oy:öön toimeksiantojen jatkotoimenpiteistä lopetettuasi palvelun käytön.
Avainsanoja: Reskontravahdin sulkeminen, Poista käytöstä, laskujen lähetys maksuvalvontaan, avoimet toimeksiannot, Connector, varmuuskopio, aktivointi, KYC, Perintäprosessi, toimeksianto, Visma Amili Oy, maksuvalvonta, Reskontravahti