Reskontravahti

• Reskontravahdin Aktivointi
• Ohjeet kuluttajalaskutuksen Reskontravahti-muutoksiin
• Laskujen lähetys Reskontravahdin kautta
• Toimeksiannon käyttöohje
• Reskontravahdin asiakasryhmittely
• Tilinumeron muuttaminen
• Reskontravahdin Vaiheet: Laskun Maksu ja Maksamattomuus
• Reskontravahdin virheviestit
• Reskontravahdin sulkeminen

Reskontravahdin Aktivointi

1. Aktivointi tapahtuu Maventan käyttöliittymästä:

   • Kirjaudu Maventaan

   • Valitse "Reskontravahti" päävalikosta

   • Siirry kohtaan "Yleiset asetukset"

2. Tietojen Täyttäminen:

   • Täytä yrityksesi tiedot lomakkeelle

   • Klikkaa 'Jatka'

3. Käyttöönotto Netvisor KYC -Palvelussa:

   • Seuraa linkkiä Netvisor KYC -palveluun

   • Täytä tietopyyntölomake käyttäen henkilökohtaisia verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta

   • Hyväksy palvelun sopimusehdot

   • Palvelu aktivoituu 1-2 päivän kuluessa ilman lisämaksuja

Reskontravahdin käyttö Connectorin kanssa

• Connectorin asetuksista on suositeltavaa käydä laittamassa lähetettyjen laskujen varmuuskopiointi toiminnallisuus pois päältä.

• Kyseinen toiminnallisuus saattaa kopioida laskun tiedot jo ennen kuin Visma Amili Oy on niitä muokannut, joten varmuuskopioitu lasku ja todellisuudessa lähtenyt lasku vastaanottajalle, saattavat tässä tilanteessa olla sisällöltään erilaisia.

Ohjeet kuluttajalaskutuksen Reskontravahti-muutoksiin

Tee SI-sanomille tarvittavat muutokset, lisää Visma Amili Oy:n tilinumero ja varmista sujuva kuluttajalaskutus Reskontravahdin kautta.

Vaiheet kuluttajalaskutuksen muutosten tekemiseen

1. Aktivoi palvelu:

   • Aktivoi Reskontravahti-palvelu. Sinulla on 5 arkipäivää tehdä tarvittavat muutokset laskuttajailmoituksiin (SI-sanomat).

2. Lisää Visma Amili Oy:n tilinumero:

   • Etsi Reskontravahdin asetuksista Visma Amili Oy:n tilinumero (IBAN).

   • Lisää tämä tilinumero kuluttajalaskutussopimuksiisi (SI-sanomat).

3. Lähetä muutetut SI-sanomat:

   • Luo ja lähetä CHANGE-tyyppiset SI-sanomat kaikkiin pankkeihin, joiden kanssa sinulla on voimassa olevia laskuttajailmoituksia.

   • Käytä taloushallinto-ohjelmistoasi tai FKL:n työkalua (laskuttajailmoituksen teko-ohjelma Finanssiala.fi -sivustolla) luodaksesi nämä sanomat.

   • Huomaa, että uuden tilinumeron lisääminen sopimuksille on suositeltavaa, eikä vanhoja tietoja tule ylikirjoittaa.

4. SI- ja RI-sanomien käsittely:

   • Tarkista, että laskut lähtevät Reskontravahdin kautta oikeilla tilitiedoilla ja viitenumeroilla.

   • Jos käytät ERP-järjestelmässä viitenumeroa kohdistamiseen, yhdistä alkuperäinen ja vastaanottajalle lähetetty viitenumero.

 

Avainsanoja: SI-sanoma, kuluttajalaskutus, Reskontravahti, Visma Amili Oy, FKL-työkalu, IBAN, CHANGE-sanoma

Laskujen lähetys Reskontravahdin kautta

Tässä ohjeessa kerrotaan, miten laskut lähetetään Reskontravahdin kautta käyttämällä tiettyjä pakollisia tietoja, miten Visma Amili Oy käsittelee laskut, ja millaisia laskuja ei voi lähettää palvelun kautta.

1. Valmistelut

   • Varmista, että laskuaineistossa on täydellinen vastaanottajan postiosoite ja eräpäivä, joka on vähintään 4 pankkipäivän päässä tulevaisuudessa.

   • Tarkista, että laskun loppusumma vastaa rivien summaa, ja siinä on viitenumero.

   • Jos maksumuistutukset halutaan lähettää ruotsiksi tai englanniksi, lisää laskulle kielikoodi. Suomi on oletuskieli.

   • Käytä uniikkia laskunumeroa, jos mahdollista, elleivät seuraavat poikkeukset täyty:

     • Uudella laskulla on eri päivämäärä kuin olemassa olevassa toimeksiannossa.

     • Uudella laskulla on sama päivämäärä kuin suljetulla toimeksiannolla, johon ei liity maksuja tai hyvityksiä.

     • Uudella laskulla on sama päivämäärä kuin avoimella toimeksiannolla ja alkuperäinen lasku on virhetilassa.

2. Rajaukset

   • Vain euromääräiset (EUR) laskut hyväksytään; muut ohjataan suoraan vastaanottajille ja ne on seurattava itse.

   • Seuraavia formaatteja ei voida käyttää: OIOXML, WoodX, BGC, Axflow, Facturae, PX, UBL, Facturae.

   • Kuluttajien e-laskuille on 5 päivän karenssi, jonka aikana ne lähetetään suoraan asiakkaille.

3. Visma Amili Oy:n käsittely

   • IBAN: Tilitiedot korvataan Visma Amili Oy:n tiedoilla, jotta he voivat hallinnoida saatavia.

   • Viitenumero: Korvataan Visma Amili Oy:n omalla, mutta tilit sijaitsevat alkuperäisen laskun viitteellä.

   • Lisätään siirtolauseke ja teksti verkkopalvelulinkin ja kirjautumistunnuksien kanssa.

4. Toimeksianto ja seurantamahdollisuudet

   • Kaikista lähetetyistä laskuista luodaan toimeksianto Visma Amili Oy:n ja yrityksesi välillä. Seuraa toimeksiantokäyttöliittymässä laskun tilaa ja tee tarpeen mukaan muutospyyntöjä.

Avainsanoja: laskutus, Reskontravahti, Visma Amili Oy, euro, IBAN, viitenumero, toimeksianto.

Toimeksiannon käyttöohje

Tässä ohjeessa käsitellään Reskontravahti Auto- ja Reskontravahti Express -palveluiden toimeksiantojen hallintaa, mukaan lukien toimeksiantojen luominen, viestintä Visma Amili Oy:n kanssa, ja eri näkymien selailu palvelussa.

Toimeksiantojen hallinta

1. Toimeksiantojen luominen:

   • Reskontravahti Auto: Toimeksianto luodaan jokaisesta lähetetystä laskusta.

   • Reskontravahti Express: Toimeksianto luodaan jokaisesta erikseen siirretystä laskusta.

2. Viestintä Visma Amili Oy:n kanssa:

   • Seuraa tapahtumia toimeksiannon kautta, kuten maksujen vastaanotto tai maksumuistutusten lähetys.

   • Lisää kysymyksiä tai tietoa toimeksiannolle esim. laskun eräpäivän siirto.

3. Käyttöliittymän ylävalikko:

   • Valitse "Reskontravahti" nähdäksesi yleiskatsauksen toimeksiannoista.

   • Valikon vasemmassa reunassa löytyy seuraavat osiot:

     • Toimeksiannot: Listaus avoimista toimeksiannoista.

     • Viestit: Toimeksiannot, joihin liittyy viesti tai kommentti; suositellaan seuraamaan aktiivisesti.

     • Suljetut toimeksiannot: Maksetut ja manuaalisesti suljetut toimeksiannot.

     • Asetukset, yleiset asetukset: Reskontravahti-aktivointitiedot.

     • Asetukset, Asiakasryhmittely: Hallitse asiakasryhmittelyjä.

Yksittäisen toimeksiannon tiedot:

• Toimeksiantoon liittyvät tapahtumat ja viestit näkyvät toimeksiannon tiedoissa.

 

Toimeksiannon tapahtumien muokkaus

Toimeksiannolle voit tehdä alla listattuja toimintoja.

Kommentin tai kysymyksen lisäys:

Lisää ohisuoritus:

Jos asiakas onkin maksanut suoraan yrityksesi tilille laskusta suorituksen täytyy siitä ilmoittaa Visma Amili Oy, jotta he tietävät lopettaa saatavien valvonnan ja mahdolliset perintätoimet. Ohisuoritus voi olla joko koko laskun loppusumma tai vain osa siitä.

Yhdistä hyvityslasku:

Kohdista hyvistyslasku veloituslaskuun.

Pyydä eräpäivän siirtoa:

Laskulle lisätään maksuaikaa siirtämällä eräpäivää.

Pyydä laskun väliaikaista perintäkieltoa:

lisää perintäesto, muokkaa väliaikaista perintäestoa tai keskeytä esto.

Toimeksiannon lopetus:

toimeksianto suljetaan ja perintä päättyy.

Toimeksiannon kirjaaminen luottotappioksi:

käytä tätä valintaa, jos haluat kirjata laskun luottotappioksi.

 

Reskontravahdin asiakasryhmittely

Tällä ohjeella opit, kuinka rajaat perinnän etenemistä asiakaskohtaisesti Reskontravahdin asiakasryhmittelyn avulla. Ohje käsittää VIP- ja PREMIUM-asiakasryhmien käytön sekä ei-maksuvalvontaa -ryhmän asettamisen.

Toimintaohjeet:

1. Aseta Asiakasryhmät

   • Lisää asiakas VIP- tai PREMIUM-asiakasryhmään rajoittaaksesi perinnän etenemistä.

   • Huolehdi, että asiakkaan tiedoissa on oikea y-tunnus.

   • Poista y-tunnus asiakasryhmästä, jos haluat jatkaa perintää.

1. Perinnän Prosessi

   • PREMIUM-asiakkaat:

     • Lähetä maksumuistutus ja maksuvaatimus erääntyneestä laskusta.

     • Perintä päättyy 30 päivän kuluttua maksuvaatimuksen eräpäivästä.

     • Veloitus 30€ + alv laskun lähettäjältä toimeksiannon päättämisen yhteydessä, jos maksua ei ole suoritettu.

• • VIP-asiakkaat:

    • Lähetä kuluton maksumuistutus.

    • Perintä päättyy 30 päivän kuluttua maksumuistutuksen eräpäivästä.

    • Veloitus 5€ + alv per maksumuistutus laskun lähettäjältä.

1. • Ei maksuvalvontaa -asiakkaat:

     • Lisää asiakkaan y-tunnus tähän ryhmään halutessasi välttää maksuvalvonnan.

     • Huolehdi itse perinnästä ja vanhentumisen katkaisusta. Ei lisäkustannuksia.

2. Käyttöliittymän Asiakasryhmittelyt

   • Lisää asiakkaan y-tunnus haluttuun asiakasryhmään käyttöliittymän kautta.

   • Sama y-tunnus ei voi olla useassa ryhmässä.

   • Toimeksiantojen listaukselle kirjaantuu asiakasryhmittelytieto viiveellä (1-2 tunnin sisällä). Esimerkki alemmassa kuvassa.

•  Lähetetyt laskut-välilehdellä näkymä on seuraava:

 

Avainsanoja: asiakasryhmittely, Reskontravahti, VIP, PREMIUM, perintä, y-tunnus, käyttöliittymä, maksumuistutus, maksuvalvonta.

Tilinumeron muuttaminen

Reskontravahdin Vaiheet: Laskun Maksu ja Maksamattomuus

Tässä ohjeessa kuvataan, kuinka käsitellä tilanteet, joissa lasku maksetaan tai sitä ei makseta ajallaan.

Laskun maksaminen ajallaan

1. Lähetä lasku ERP-ohjelmastasi.

2. Maventa vastaanottaa laskun ja välittää sen Visma Amili Oy:lle muokattavaksi.

3. Visma Amili Oy muokkaa laskun maksutiedot ja palauttaa sen Maventalle.

4. Maventa lähettää laskun vastaanottajalle, ja palveluun luodaan toimeksianto.

5. Vastaanottaja maksaa laskun Visma Amili Oy:n tilitiedoilla, ja toimeksianto merkitään maksetuksi.

6. Visma Amili Oy tilittää saatavat lähettäjän tilille muutaman pankkipäivän kuluessa.

Jos laskua ei makseta ajallaan

1. Visma Amili Oy käynnistää muistutus- ja perintäprosessit.

2. Asiakkaalle lähetetään muistutus, ja toimeksiannon "Perinnän tila" näyttää "Muistutus lähetetty".

3. Toimeksiantojen listausta voi muokata näyttämään vain perintään edenneet toimeksiannot.

   
   
   

Reskontravahdin virheviestit

Tämä ohje neuvoo, kuinka toimia, jos lasku jää virheeseen. Ohje antaa ohjeet laskun uudelleenlähetykselle ja toiminnalle, jos laskua ei voi lähettää.

1. SEND ERROR REASON: RECEIVABLES-SERVICE:
   Invoice already exists

   • Lasku samalla numerolla on jo palvelussa. Käytä eri laskunumeroa.

2. SEND ERROR REASON: RECEIVABLES-SERVICE:
   The due date is within three days or has passed

   • Eräpäivä on liian lyhyt tai on jo mennyt. Päivitä eräpäivä ja lähetä lasku uudelleen.

3. SEND ERROR REASON: RECEIVABLES-SERVICE:
   Postal code for CITY_NAME could not be found

   • Osoitetiedot ovat virheelliset. Tarkista tiedot ja lähetä lasku uudelleen.

Kun lasku päätyy virheeseen

• Lähetä virheeseen mennyt lasku uudelleen kahden viikon sisällä.

• Jos uudelleenlähetys ei ole mahdollista, tee alkuperäiselle laskulle hyvitys. Kohdista hyvityslasku avoinna olevalle toimeksiannolle sulkeaksesi sen.

• Jos laskua ei käsitellä, Visma Amili Oy merkitsee toimeksiannon perintä estoon ja ottaa yhteyttä lähettäjään.

• Mikäli et aiokaan lähettää laskua uudelleen, ilmoita siitä kommentoimalla toimeksiannolle. Vaihda laskunumero, jos luot kokonaan uuden laskun.

Reskontravahdin sulkeminen

Tässä ohjeessa kerrotaan kuinka Reskontravahdin palvelu suljetaan.

1. Siirry Reskontravahdin asetukset-välilehdelle.

2. Paina “Poista käytöstä” -nappulaa.

3. Tämän jälkeen laskuja ei enää välitetä Reskontravahdin kautta.

Avainsanoja: Reskontravahdin sulkeminen, Poista käytöstä, laskujen lähetys maksuvalvontaan, avoimet toimeksiannot, Connector, varmuuskopio, aktivointi, KYC, Perintäprosessi, toimeksianto, Visma Amili Oy, maksuvalvonta, Reskontravahti