Käyttöönotto ja rekisteröiminen

Verkkolaskutuksen käyttöönotto

Kytkeminen jo olemassa laskutusohjelmaan

Helpoin tapa aloittaa verkkolaskutus on kytkeä laskutusohjelma Maventa-tiliin.

Tarkista onko taloushallinnon ohjelmalla valmis integraatio Maventa-verkkolaskutuksen kanssa maventa.fi/integraatiot.

Kytkeminen ei onnistu olemassa olevaan laskutusohjelmaan

Yritys ei käytä Maventaan integroitua taloushallinnon ohjelmaa, mutta käytössä on taloushallinto-ohjelma, joka pystyy käsittelemään ja luomaan yleisiä verkkolaskuformaatteja xml-muodossa.  

Maventa Connector on ilmaiseksi ladattava ohjelma, joka yhdistää taloushallinnon ohjelmiston Maventan laskutusverkostoon. Connector on yhteensopiva kaikkien ohjelmistojen kanssa, jotka luovat ja lukevat XML-muotoisia laskuja. Connector ladataan joko paikallisesti koneelle tai palvelimelle, ja Connectoriin kirjaudutaan sisään Maventan käyttäjätunnuksella. Voit ladata Maventa Connectorin täältä.

Rekisteröiminen

Maventa-tilin luominen edellyttää voimassa olevaa y-tunnusta. Tilin voi rekisteröidä organisaatiotunnuksella seuraavissa maissa: Suomi, Ruotsi, Norja ja Tanska.

1. Rekisteröidy ilmaiseksi Maventaan.

2. Täytä käyttäjätiedot ja yritystiedot, joilla pääset jatkossa kirjautumaan Maventaan. Lue ja hyväksy ehdot, rekisteröi uusi käyttäjä ja yritys. 

3. Klikkaa vahvistusviesti-linkkiä sähköpostissasi ja kirjaudu sisään Maventaan. 

4. Ota Autenticator käyttöön.

5. Tee käyttöönottoasetukset Maventassa:

Askel 1: Posti

• Määritä postiosoite yrityksellesi.

Askel 2: Yleisasetukset

• Määritä yrityksen sähköpostiosoitteet ja mahdolliset ilmoitukset saapuneista verkkolaskuista. lImoitukset lähetetään Laskutussähköposti -kohdassa ilmoitettuun osoitteeseen.
• Määritä sähköposti- ja tulostuspalvelun asetukset, jos haluat mahdollistaa sähköposti- ja paperilaskujen lähetyksen asiakkaille, joilla ei ole verkkolaskujen vastaanottomahdollisuutta.

Askel 3: Yrityksen valtuutus ja pankkiverkkoyhteyden avaaminen

• Valtuutuksen yhteydessä Maventa lähettää pankkiverkkoyhteyden (linkki) aktivointipyynnön pankille. Tunnistautumisen ja onnistuneen asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen saat sähköpostitse tiedon pankkiverkkoyhteyden avautumisesta noin viikon sisällä aktivoinnista. 
• Kenttään ilmestyy automaattisesti tilin pääkäyttäjän sähköpostiosoite, mutta voit halutessasi vaihtaa sähköpostiosoitteen toiseksi.
• Visma Sign lähettää sähköpostikutsun allekirjoittamaan "Valtuutus verkkolaskujen välittämiseksi" -dokumentin osoitteesta visma.sign@visma.com. Huomioi, että linkin voimassaolo on 7 päivää. Allekirjoitta asiakaskirja henkilötunnuksellasi ja tunnistautumalla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Allekirjoitus on onnistunut, kun saat tiedon "Asiakirja... allekirjoitettu".

Askel 4: Laskujen vastaanotto

• Määritä haluaako yrityksesi vastaanottaa laskuja Maventa-tilin kautta vai ei.
• Halutessasi voit rekisteröityä PEPPOL vastaanottajaksi, joka mahdollistaa yrityksen vastaanottaa laskuja myös ulkomailta Euroopan sisältä. 

6. Rekisteröityminen on valmis. Tarkista yrityksesi tiedot ja paina OK.

7. Lähetä toimittajille tieto uusista laskutustiedoista, mikäli yrityksesi vastaanottaa verkkolaskuja Maventan kautta. Voit täyttää tiedot suoraan toimittajakirjeeseen ja lähettää dokumentin tämän jälkeen tiedoksi toimittajille. Tiedot päivittyvät seuraavan yön aikana myös julkiseen verkkolaskuosoitteistoon, josta löytyy yritysten verkkolaskuosoitetiedot.