- Mikä on skannauspalvelu?
- Miten avaan skannauspalvelun?
- Mitä tulee huomioda lähettäessä laskua skannauspalveluun?
- Mitä skannatun laskun tietoja siirtyy verkkolaskulle?
- Miksi lähettäjän nimen tilalla on y-tunnus tai tilinumero?
- Skannauspalvelun hinnoittelu
- Miksi minua veloitetaan skannauksen lisätöistä?
- Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely
- Miten suljen skannauspalvelun?
Mikä on skannauspalvelu?
Skannauspalvelu muuntaa nopeasti postitse ja sähköpostitse vastaanotetut ostolaskut sähköiseen muotoon. Tämä integrointi kattaa paperi-, sähköposti- ja verkkolaskujen vastaanoton, mikä mahdollistaa yrityksellesi paperinkäytön poistamisen ja merkittävän ajansäästön.
Asetukset ja Toimittajaohjeet
- Avaa skannaustili: Yrityksesi tulee perustaa skannaustili.
- Toimittajien koordinointi: Pyydä toimittajia, joilla ei ole verkkolaskutusmahdollisuutta, lähettämään laskut määritettyyn skannausosoitteeseen.
Laskujen tiedot ja kuvat toimitetaan yrityksesi Maventa-tilille, jossa muutkin verkkolaskut vastaanotetaan. Skannattujen laskujen siirtäminen taloushallintojärjestelmään on yksinkertaista:
- Käytä Connectoria tai
- Suoraan taloushallinto-ohjelmiston kautta.
Jos nykyisessä ohjelmistossasi ei ole suoraa Maventa-integraatiota, lataa Connector tästä.
Laskujen Toimitus: Skannauspalveluun lähetetyt laskut ovat saatavilla Maventassa viimeistään seuraavana arkipäivänä.
Miten avaan skannauspalvelun?
Skannauspalvelun aktivointi edellyttää sitä, että verkkolaskujen vastaanotto on kytketty päälle.
- Kirjaudu Maventa-tilillesi
- Valitse yläpalkista Asetukset
- Tämän jälkeen valitse vasemmalta Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto
- Paina Skannauspalvelu-kohdan vieressä olevaa nuolta
- Lisää ilmestyviin kenttiin yrityksesi osoitetiedot saapuvan ei-laskumateriaalin lähettämistä varten ja paina lopuksi Aktivoi.
- Skannaustilisi on nyt aktivoitu ja valmiina vastaanottamaan materiaalia seuraavana arkipäivänä
Kun skannauspalvelu on aktiivinen ja painamalla Skannauspalvelu-kohdan vieressä olevaa nuolta, näet skannausosoitteesi (sähköposti-, ja postiosoite), jotka voit antaa niille toimittajille, jotka eivät vielä laskuja toimita verkkolaskuna. Täältä löydät valmiin tiedotepohjan, johon voit täyttää yrityksesi ajantasaiset laskutustiedot ja lähettää tarvittaville toimittajille.
Voit muokata myöhemmin skannauspalvelun palautusosoitteet samasta paikasta ja kohdasta Palautusosoite. Jotta materiaali saapuu perille, tulee sähköpostiosoitteen olla haluamanne, toimiva osoite. Skannaustiliin liittyvät päivitykset tulevat voimaan seuraavana arkipäivänä.
Mitä tulee huomioda lähettäessä laskua skannauspalveluun?
Skannauspalveluun voi lähettää laskuja sähköpostitse sekä postitse. Skannauspalvelu käsittelee vain laskuja, eli maksumuistutukset, tilausdokumentit jne. välitetään asiakkaalle palautusosoitteeseen. Jotta aineisto tulkitaan laskuksi, tulisi aineistolta löytyä ainakin nämä tiedot:
- Laskun tyyppi (lasku, hyvityslasku, invoice, credit note jne.)
- Laskun numero
- Tilinumero
- Loppusumma
Mikäli jokin näistä tiedoista puuttuu laskulta, saattaa lasku ohjautua asiakkaan palautusosoitteeseen.
Skannausosoitteet:
Sarjanumero on y-tunnus ilman väliviivaa:
invoice-sarjanumero@kollektor.fi
tai
Yrityksen nimi
Sarjanumero
PL 100
80020 Kollektor Scan
Esimerkiksi, jos y-tunnuksenne on 1234567-8, skannauspalvelunne on:invoice-12345678@kollektor.fi
tai
Firma Oy
12345678
PL 100
80020 Kollektor Scan
Paperisia laskuja voi lähettää postitse seuraavilla ohjeilla:
- HUOM! Sarjanumeron sekä vastaanottajan nimen tulee olla myös laskun osoitekentässä, ei ainoastaan kirjekuoressa
- Lasku(t) postitetaan yhdessä kirjekuoressa liitteineen, eli monisivuista laskua ei saa jakaa useampaan kirjekuoreen. Samaan kirjekuoreen voi laittaa useampia laskuja
- On erittäin tärkeää, että vain lasku/laskut ja siihen liittyvät liitteet ovat kirjekuoressa
- Käytä värinä vain mustaa ja tulosta korkealaatuisella tulostimella
- Laskun sivuja ei saa nitoa yhteen
- Laskun loppusumman on oltava näkyvissä
- Laskun kuvan tulee olla pystysuunnassa, ei vaakatasossa.
PDF-laskuja voi lähettää sähköpostilla seuraavilla ohjeilla:
- Laskujen tulee olla sähköpostissa liitetiedostoina. Laskun kuva tulee olla ensin ja liitteet järjestyksessä seuraavina.
- PDF-laskuilla sarjanumeron ei tarvitse olla osoitekentässä, sillä käytetty sähköpostiosoite riittää tunnistamaan laskun vastaanottajan
- Yksi lasku per tiedosto, joka sisältää yhden laskun kaikki sivut liitteineen
- Monta laskua voidaan lähettää yhdessä sähköpostiviestissä. Kaikilla tiedostoilla tulee olla oma nimi
- Yksi sähköposti voi maksimissaan olla 10Mb
- PDF-tiedostojen tulee olla aitoja PDF-dokumentteja versio 1.3 tai uudempi
- PDF-tiedostot eivät saa olla lukittuja tai salasanalla suojattuja(esim. turvapostilla lähetettyä laskua ei skannata)
- Dokumentin ulkomitta voi olla maksimissaan 210 x 297 mm
- Liitteen nimi ei saa sisältää kuin tavallisia kirjoitusmerkkejä, a-z, A-Z, 0-9. Alaviivat, väliviivat sekä välilyönnit ovat sallittuja.
Skannauspalveluun saapuvien dokumenttien käsittely:
- Mikäli saapuvassa laskussa ei ole sarjanumeroa, siinä on väärä sarjanumero tai sarjanumero on puutteellinen, se lisätään laskulle. (sarjanumeron lisäys voimassa olevan hinnaston mukaan.)
- Mikäli skannauspalveluun saapuu tilausdokumentti, huomautus- tai perintäkirje, välitetään se vastaanottajalle sähköpostitse (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
- Mikäli skannauspalveluun saapuu paketti tms., lähetetään se vastaanottajalle postitse (edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
- Kaikki skannauspalveluun saapuvat mainokset, katalogit yms. tuhotaan.
- Katso lisätietoa: Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely
Mitä skannatun laskun tietoja siirtyy verkkolaskulle?
Ostolaskujen skannauksen onnistumiseksi on tärkeää, että laskulla olevat kentät ovat tunnistettavissa. Kentät tunnistetaan automaattisesti, joten kenttien tulee olla selkeästi merkitty yleisesti käytetyllä tunnistesanalla. Laskun sekä eräpäivän päivämäärä tulisi olla annettuna muodossa DD/MM/YYYY.
Laskulta tunnistetaan seuraavat 13 kenttää:
- Laskun numero / Invoice number
- Laskun päivämäärä / Invoice date
- Eräpäivä / Due date
- Valuuttakoodi / Currency code
- IBAN -tilinumero / Bank IBAN number
- Viitteenne / Your reference
- Viitenumero / Payment Reference nr
- Sarjanr / Serial number
- ALV summa / VAT amount total
- Laskun summa / Invoice amount total
- Toimittajan VAT tunnus / Supplier’s Business Code
- Toimittajan nimi / Supplier’s name
- Laskutyyppi /Invoice type
Note that these interpreted fields apply when the receiver company is from Finland.
Miksi lähettäjän nimen tilalla on y-tunnus tai tilinumero?
Skannauspalvelu tulkitsee laskun kuvalta toimittajan y-tunnuksen, ja Maventa hakee y-tunnusta vastaavat nimitiedot rekisteristämme. Mikäli nimitietoja ei löydetä, ilmoitetaan sen tilalla y-tunnus. Mikäli lähettäjän y-tunnusta ei saada tulkittua laskulta ollenkaan ilmoitetaan sen tilalla tilinumero, sillä tieto ei voi olla tyhjä.
Mikäli laskulla näkyy toimittajan nimessä y-tunnus tai tilinumero, olethan yhteydessä tukeemme niin lisäämme toimittajan tiedot rekisteriimme, jotta jatkossa toimittajan nimi tulee oikein laskulle.
Skannauspalvelun hinnoittelu
Skannauspalvelun perushinnasto:
Lisäksi veloitamme skannauksen lisätöistä:
Non invoice material resending - mail: Vastaanotettu dokumentti on lähetetty edelleen postitse vastaanottajalle, koska se ei ole täyttänyt laskun määritteitä (Lisätietoa täällä)
Adding scan ID: Sarjanumero on puuttunut laskulta, ja se on jouduttu selvittämään ja lisäämään aineistolle manuaalisesti
Miksi minua veloitetaan skannauksen lisätöistä?
Skannauksen lisätyöt johtuvat seuraavista seikoista:
Non invoice material resending - email:Vastaanotettu dokumentti on lähetetty edelleen sähköpostitse vastaanottajalle, koska se ei ole täyttänyt laskun määritteitä
Non invoice material resending - mail:Vastaanotettu dokumentti on lähetetty edelleen postitse vastaanottajalle, koska se ei ole täyttänyt laskun määritteitä
Adding scan ID: Sarjanumero on puuttunut laskulta, ja se on jouduttu selvittämään ja lisäämään aineistolle manuaalisesti
Lisätietoa löydät täältä: Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely
Skannauspalveluun saapuvan ei-laskumateriaalin käsittely
Skannauspalveluun saapuvat ei-laskuksi tulkittavat materiaalit lähetetään eteenpäin postitse tai sähköpostitse ilmoitettuun palautusosoitteeseen. Ei-lasku dokumenttien edelleenlähettämisestä peritään maksu voimassa olevan hinnaston mukaan. Mikäli sähköposti- tai postiosoite muuttuu, tulee tiedot päivittää Maventa-tilin asetuksista kohdasta Asetukset > Laskujen vastaanotto > Skannauspalvelu tai olemalla yhteydessä tukeemme.
Voit määrittää palautusosoitteen antamalla sekä sähköpostin että postiosoitteen. Lopuksi valitse 'Tallenna'.
Dokumentit, jotka eivät ole laskuja:
Esim. tilausvahvistus, maksumuistutus tai perintäkirje lähetetään asiakkaalle sähköpostitse. Myös lasku tai hyvityslasku, josta puuttuu laskun loppusumma, laskunumero, laskutyyppi tai tilinumero lähetetään sähköpostitse.
Paketit yms.
Skannauspalveluun toimitettu materiaali, joka ei mahdu skanneriin, lähetetään asiakkaalle postitse.
Kaikki skannauspalveluun saapuneet mainokset, katalogit yms. tuhotaan, mikäli materiaali saapuu postitse.
Miten suljen skannauspalvelun?
1. Kirjaudu Maventa-tilillesi
2. Valitse yläpalkista Asetukset
3. Tämän jälkeen valitse vasemmalta Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto
4. Paina Skannauspalvelu -kohdan vieressä olevaa nuolta
5. Ilmestyvien kenttien alapuolelta löytyy Poista käytöstä
Kun skannauspalvelu on suljettu, skannausosoitteeseen lähetetty materiaali lähetetään seuraavan 60 päivän ajan joko palautusosoitteeseen tai tuhotaan (esimerkiksi mainokset ja tuotekuvastot).
Skannaukseen soveltuva materiaali palautetaan vastaanottajalle sähköpostitse. Muussa tapauksessa materiaali palautetaan vastaanottajalle postitse. 60 päivän jälkeen kaikki skannauspalveluun saapunut materiaali tuhotaan. Materiaali joka toimitetaan palautusosoitteeseen laskutetaan Maventan hinnaston mukaan.