Siirry sisältöön
Suomi
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Verkkolaskun lähettäminen

Ohjeessa kerrotaan, kuinka lasku lähetetään Maventan käyttöliittymän kautta, laskun toimitustapa määritetään, estetään saman laskunumeron käyttö, testataan laskuaineistoa, sekä lähetetään laskuja eri formaateissa ja ulkomaille.  Lisäksi käsitellään laskun kuvaa, virheitä ja uudelleenlähetystä.

Laskun lähetys käyttöliittymän kautta

  1. Kirjaudu palveluun osoitteessa https://secure.maventa.com. Tarvitset Maventa-tilin ja käyttöoikeuden kirjautuaksesi sisään.
  2. Valitse ylävalikosta "Asetukset" ja sieltä "Laskutyökalut". Tämä vie sinut laskujen hallintatyökaluihin, joista voit käsitellä ja lähettää laskuja.
  3. Klikkaa "Lähetä XML lasku". Täällä voit lisätä ja lähettää laskuaineiston Maventan kautta.
  4. Valitse laskutiedosto tietokoneeltasi klikkaamalla "Choose file" tai raahaamalla tiedosto painikkeen päälle, ja paina "Lähetä". Huomioi, että vain XML-muotoiset laskut ovat tuettuja tässä käyttöliittymässä. Lähettämisen jälkeen lasku käsitellään ja toimitetaan valitulla tavalla vastaanottajalle.

Laskun toimitustavan määritys

Laskun voi lähettää sähköisesti käyttämällä vastaanottajan verkkolaskuosoitetta ja operaattoritunnusta. Tämä on ensisijainen toimitustapa, ja verkkolaskuosoitteen sekä operaattoritunnuksen puuttuessa Maventa etsii automaattisesti tarvittavat tiedot reititystiedoista, esimerkiksi y-tunnuksen perusteella.

Mikäli laskulla oleva verkkolaskuosoite puuttuu tai ei löydy Maventan reititystiedoista, Maventan järjestelmä valitsee automaattisesti vaihtoehtoisen tavan toimittaa laskun mikäli operaattoritunnusta ei ole annettu.

Ensin Maventa välittää laskun vastaanottajalle seuraavasti:

  • Etsimällä vaihtoehtoista verkkolaskuosoitetta reititystiedoistamme laskulla olevan vastaanottajan y-tunnuksen perusteella.
    • Mikäli vastaanottajia löytyy tällä hakutavalla useita, Maventa tutkii seuraavaksi onko jokin osoitteista sellainen, jossa sekä y-tunnus että yrityksen nimi täsmäävät tarkalleen lähettäjän ilmoittamaan vastaanottajan y-tunnukseen ja nimeen.
    • Jos täsmäävä tieto löytyy, Maventan järjestelmä lähettää laskun sinne.
    • Jos täsmäävää tietoa ei löydy, tai jos vastaanottajalle ei löydy yhtään osoitetta, laskua ei voida lähettää verkkolaskuna.
  • Sähköpostitse , mikäli vastaanottajalle on annettu sähköpostiosoite laskulla.
  • Postitse , mikäli lähettäjä on ottanut tulostuspalvelun käyttöön ja vastaanottajalle on annettu tarvittavat osoitetiedot laskulla (katuosoite, postinumero, -toimipaikka, maa).

Mikäli mikään edellä mainituista vaihtoehdoista ei ole käytettävissä, lasku siirtyy virhetilaan. Tässä tapauksessa lähettäjä saa ilmoituksen virheestä sekä ohjeet tilanteen korjaamiseksi. Ohjeet voivat sisältää esimerkiksi puuttuvien tietojen lisäämisen, mikä on tärkeää laskun onnistuneen käsittelyn varmistamiseksi.

Laskun lähetys samalla laskunumerolla

Maventa käyttää laskun numeroa yksilöimään laskun, joten samalla laskunumerolla usean laskun lähettäminen voi aiheuttaa sekaannusta ja estää laskujen oikean käsittelyn.

Maventassa on mahdollista estää saman laskunumeron käyttö ja tällöin, jos samaa laskunumeroa käytetään useamman kuin yhden kerran lyhyellä aikavälillä, kuten viikon sisällä, Maventa antaa virheviestin ja estää laskun lähettämisen. Tämä toimii suojatoimena estämään laskujen sekaantumista.

Halutessasi estää saman laskunumeron käytön, toimi seuraavasti:

  1. Kirjaudu Maventa-tilillesi osoitteessa https://secure.maventa.com/login.
  2. Mene "Asetukset" ja valitse "Laskuasetukset".
  3. Etsi kohta "Laskujen lähettäminen" ja valitse "Älä salli saman laskunumeron käyttöä uudestaan"

Tämä asetus mahdollistaa laskunumeron erillisen käytön vasta suoja-ajan jälkeen. Esimerkiksi viikon kuluttua voit taas käyttää kyseistä laskunumeroa, mikä helpottaa tilanteita, joissa on tarve lähettää muistutuslaskuja.

Laskuaineiston testaus

  1. Kirjaudu palveluun https://secure.maventa.com.
  2. Valitse "Asetukset" > "Laskutyökalut".
  3. Valitse "Testaa XML laskudata". Tämä toiminto mahdollistaa laskuaineiston yhteensopivuuden testaamisen etukäteen ilman, että lasku lähetetään eteenpäin.
  4. Valitse tiedosto tietokoneeltasi klikkaamalla "Choose file" tai raahaamalla tiedosto painikkeen päälle, ja paina "Lähetä". Järjestelmä käsittelee tiedoston ja antaa palautetta mahdollisista virheistä tai puutteista, kuten väärästä tiedostomuodosta tai puutteellisista tiedoista.

Testauksen avulla voi varmistaa, että aineisto täyttää Maventan asettamat vaatimukset ennen sen varsinaista lähettämistä. Tämä ennaltaehkäisevä toimenpide voi auttaa välttämään mahdollisia lähetysongelmia ja virheviestejä tulevaisuudessa.

Tuetut laskuformaatit

Maventa tukee laajaa valikoimaa laskuformaatteja, jotka mahdollistavat yhteensopivuuden eri järjestelmien kanssa. Tuettuja muotoja ovat muun muassa:

  • Finvoice 1.2, 1.3, 2.0, 2.01, 3.0
  • TEAPPSXML 2.7.2, 3.0
  • Liinos, VismaXML 5.2, 5.3, 6.0
  • PeppolBIS 2.0, 3.0
  • VismaUBL 1.0, 3.0
  • SI-UBL 1.1, 1.2, 2.0
  • EHF 2.0, Svefaktura 1.0, S-EDI, OIOUBL 2.02

Päivittyvän formaattilistauksen löydät Dokumentaatiostamme: Supported XML-formats

Operaattorit ja pankkioperaattorit

Operaattorit Laskujen lähetys onnistuu mm. seuraaville operaattoreille:

  • Apix Messaging Oy - 003723327487
  • Basware Oyj - BAWCFI22
  • OpusCapita Solutions Oy - E204503
  • Open Text Oy - 003708599126
  • CGI Suomi Oy - 003703575029
  • Pagero Oy - 003723609900
  • Netbox Finland Oy - 003726044706
  • Ropo Capital Oy - 003714377140
  • TietoEVRY Oyj - 003701011385
  • Posti Messaging Oy - FI28768767
  • Comarch - 5909000716438
  • InExchange Factorum AB - INEXCHANGE
  • Crediflow AB - CREDIFLOW
  • Kofax Expert Systems - EXPSYS
  • PostNord Strålfors Oy - 003701150617
  • Apper Systems AB - APPER
  • Logiq
  • PEPPOL-verkosto

Pankkioperaattorit:

  • Nordea - NDEAFIHH
  • Danske Bank - DABAFIHH
  • OP Osuuskunta - OKOYFIHH
  • Handelsbanken - HANDFIHH
  • Oma säästöpankki Oyj - ITELFIHH
  • POP Pankki - POPFFI22
  • Aktia - HELSFIHH
  • Säästöpankit - ITELFIHH
  • Ålandsbanken Abp - AABAFI22

Ennen kuin laskuja voidaan lähettää pankkiin, on tärkeää varmistaa, että pankkiverkkoyhteys on aktivoitu. Muutoin laskut eivät pääse kulkemaan pankkiverkkoon. Tarkat ohjeet pankkiverkkoyhteyden aktivoimiseksi löytyvät artikkelista "Pankkiverkkoyhteyden aktivoiminen"

Liitetiedostot verkkolaskuissa

Liitetiedostoja voidaan lähettää verkko- ja sähköpostilaskujen mukana. Liitteiden kokorajoitus on 10 MB per liite, ja koko aineiston (yhdessä laskudatan kanssa) enimmäismäärä on 150 MB.

Sallittuja liitetiedostoja  ovat esimerkiksi *.pdf; *.doc; *.xls;*.xlsx; *.tif; *.jpg; *.gif; *.txt; *.xsl; *.html; *.htm. Tarkista aina päivitetty listaus dokumentaatiostamme.

Joillakin vastaanottajien operaattoreilla liitteiden kokorajoitus on 5 MB tai jopa vähemmän, mikä on syytä huomioida erityisesti suurten liitetiedostojen kanssa.

Pankkiverkon teknisten rajoitusten vuoksi laskun kuvaa (PDF) ei voida lähettää pankkiverkkoon. Maventa kuitenkin konvertoi aineiston siten, että siihen sisältyy linkki esilläpitopalveluun, jonka kautta alkuperäisen laskun kuva on ladattavissa. Muita liitetiedostoja ei voida lähettää pankkiverkon kautta. Mikäli vastaanottajan operaattori ei tue liitetiedostoja, Maventa poistaa ne automaattisesti verkkolaskulta, mutta lisää aineistoon linkin esilläpitopalveluumme, jonka kautta vastaanottaja voi noutaa liitetiedostot.

Kun lähetät liitteitä Maventan kautta, on olennaista noudattaa liitetiedostojen nimeämissääntöjä: sallittuja merkkejä ovat a-z, numerot 0-9 sekä piste- ja alaviivamerkit (.), (_). Tiedostonimen pituus on rajoitettu 50 merkkiin. Erikoismerkit, kuten å, ä ja ö, eivät ole sallittuja tiedostonimissä, mikä varmistaa yhteensopivuuden eri järjestelmien kanssa.

Laskun kuva

Verkkolaskuissa hyödynnetään aina asiakkaan ohjelmiston laskukuvaa, mikäli se on toimitettu Maventalle.

Oman laskukuvan käyttöönotto tulostettaville laskuille:

  1. Siirry kohtaan "Asetukset"
  2. Valitse "Laskuasetukset"
  3. Navigoi "Laskujen lähettäminen" -osioon
  4. Valitse "Tulostuspalvelu"
  5. Aktivoi "Käytä omia PDF-kuvia tulosteissa"

Oman logon lisääminen Maventan luomalle pdf-laskukuvalle:

  1. Siirry kohtaan "Asetukset"
  2. Valitse "Laskuasetukset"
  3. Navigoi "Laskujen lähettäminen" -osioon
  4. Avaa "Laskun kuvan asetukset"
  5. Lisää tiedosto
  6. Valitse "Lataa"

Laskun uudelleenlähetys ja laskuvirheet

Laskun uudelleenlähetys

Aiemmin lähetetty tai virhetilassa olevan lasku voidaan lähettää uudelleen valittuun reittiin seuraavasti:

  1. Kirjaudu Maventaan https://secure.maventa.com/.
  2. Avaa "Lähetetyt laskut" -välilehti.
  3. Etsi lasku, jonka haluat lähettää uudelleen.
  4. Klikkaa "Lähetä lasku uudelleen".
  5. Valitse sopiva toimitustapa 
  6. Täytä reititystiedot ja valitse "Lähetä lasku uudelleen"

Laskuvirheet

Laskuvirhe voi johtua useista syistä, kuten puutteellisista tai virheellisistä tiedoista. Virheen ilmenemiskohdan tunnistaminen prosessissa on keskeistä ongelman tehokkaassa ratkaisemisessa.

Laskuvirheiden yleisimmät syyt ovat virheelliset verkkolaskuosoitteet tai puutteelliset tiedot. Lisäksi virheitä voi ilmetä, jos vastaanottajan järjestelmä ei ole yhteensopiva lähetetyn laskumuodon kanssa tai jos laskuaineistosta puuttuu olennaisia tietoja, kuten maksutiedot.

Mikäli lasku on jäänyt virhetilaan, tarkista ensin järjestelmän ilmoittama virhesyy. Korjaa virheelliset tiedot laskutusohjelmassasi ja luo päivitetty lasku.

Varmista, että kaikki laskutustiedot ovat oikein, esimerkiksi vastaanottajan tiedot, laskun numero, maksutiedot ja eräpäivä. Kiinnitä erityistä huomiota operaattoritietoihin ja verkkolaskuosoitteeseen.

Lisätietoja laskuvirheiden käsittelystä löytyy artikkelista "Verkkolaskujen virheviestit ja käsittely"

Verkkolaskun lähettäminen ulkomaille 

Maventan kautta on mahdollista lähettää verkkolaskuja ulkomaille samalla tavalla kuin kotimaassa, joko verkkolaskuna, sähköpostitse tai paperimuodossa. Euroopassa verkkolaskujen välityksessä hyödynnetään Peppol-verkostoa, ja Maventa tukee laskujen välitystä tämän verkoston kautta. Jos haluat lähettää laskun Peppol-verkoston kautta, suosittelemme tutustumaan ohjeeseen: "Verkkolaskun lähettäminen Peppol-verkostoon"

Kaikki Peppolin kautta kulkevat laskut toimitetaan PeppolBIS -formaatissa. Kun lasku lähetetään Maventasta PEPPOL-verkoston kautta, se muunnetaan PeppolBIS -formaattiin riippumatta alkuperäisestä formaatista.

Maventa muuntaa lähtevät laskut aina vastaanottajan operaattorin tukemaan formaattiin, joten voit esimerkiksi lähettää Finvoice-aineistoa ruotsalaiselle vastaanottajalle, ja Maventa huolehtii sen muuntamisesta vastaanottajan operaattorin tukemaan muotoon.

Maventan sisäistä verkkoa hyödyntäen on mahdollista lähettää laskuja myös kansainvälisille yrityksille, jotka käyttävät Maventaa operaattorinaan. Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen voi hakea Maventan verkkolaskuosoitteiden hakutoiminnon avulla. Maventan osoitteissa operaattoritunnus on aina 003721291126.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miten lähetän laskun käyttöliittymän kautta?

Kirjaudu palveluun, valitse "Asetukset" > "Laskutyökalut", napsauta "Lähetä XML lasku" ja noudata annettuja ohjeita.

Miten määritän laskun toimitustavan?

Maventa toimittaa laskun verkkolaskuna, sähköpostitse tai tulostuspalvelun kautta hyödyntäen reititystietoja.

Mitä tapahtuu, jos käytän samaa laskunumeroa uudelleen viikon sisällä?

Asetusten avulla voit estää saman laskunumeron käytön; järjestelmä antaa virheviestin, joka estää käytön viikon ajaksi.

Mitkä laskuformaatit ovat tuettuja?

Lista tuetuista formaateista on saatavilla tämän ohjeen kohdassa "Tuetut Laskuformaatit".