Siirry sisältöön
Suomi
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Sähköpostilaskujen lähettäminen

Tässä ohjeessa käydään läpi, miten sähköpostilaskut lähetetään Maventa-tilillä eri tavoilla, kuten PDF-liitteellä tai latauslinkillä. Opit käyttämään sekä perus- että edistyneitä asetuksia, kuten hyväksy/hylkää -valintaa ja muistutuksia.

Sähköpostilaskun lähetystavat

Maventa-tilillä on mahdollista määrittää, voidaanko lasku lähettää sähköpostitse ja millä tavoin lähetys suoritetaan. Sähköpostilaskut voidaan toimittaa sähköpostin liitteenä, latauslinkin kautta tai hyväksy/hylkää-vaihtoehdolla.

Sähköpostiasetuksia voi muokata kohdassa Maventassa valitsemalla seuraavasti:

  1. Asetukset
  2. Laskuasetukset
  3. Laskujen lähettäminen
  4. Sähköposti

Sähköpostilaskun lähetys PDF-liitteellä

Kun tämä vaihtoehto on valittuna, kaikki sähköpostilaskut sisältävät laskukuvan PDF-muodossa sekä mahdolliset muut liitteet. Kaikki liitteet ja laskukuva toimitetaan erillisinä tiedostoina sähköpostiviestissä.

Lähettäjä ei saa ilmoitusta sähköpostilaskun toimituksesta tai sen epäonnistumisesta, mikäli vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai vastaanottajan sähköposti on merkinnyt viestin roskapostiksi.

Huomaa, että tiedostojen maksimikoko on 5 megatavua. Mikäli laskukuva tai liitteet ovat suurempia, pyydetään vastaanottajaa noutamaan liitteet Maventan esilläpitopalvelusta viestissä olevan linkin kautta
Virtuaalinen viivakoodi lisätään sähköpostin runkoon Suomessa.


Lähetä yhdistettyjen PDF-tiedostojen kanssa


Kaikki sähköpostilaskut sisältävät laskukuvan PDF-muodossa sekä mahdolliset muut liitteet. PDF-liitteet ja laskukuva yhdistetään yhdeksi tiedostoksi sähköpostiviestiin. Muut kuin PDF-muodossa olevat liitteet toimitetaan erillisinä tiedostoina sähköpostissa. Tämä menetelmä on suositeltava, jos vastaanottajan järjestelmä (esim. skannauspalvelu) edellyttää PDF-liitteen sisällyttämistä sähköpostilaskuihin.


Tiedostojen maksimikoko on 5 megatavua.Jos laskukuva tai liitteet ovat suurempia, pyydetään vastaanottajaa noutamaan liitteet Maventan esilläpitopalvelusta viestissä olevan linkin kautta.


Lähetä PDF latauslinkillä

Valitsemalla tämän vaihtoehdon vastaanottajan on hyväksyttävä lasku saadakseen näkyviin laskun maksutiedot. Vastaanottajalla on myös mahdollisuus hylätä lasku ja jättää viesti hylkäämisen syystä laskun lähettäjälle.

Kun laskun tila muuttuu, esimerkiksi vastaanottajan hyväksyessä laskun, lähettäjä saa tästä sähköposti-ilmoituksen, ja laskun tila päivittyy Maventa-tilillä.

Mikäli Maventa-tilillä on aktivoituna muistutusviestit sähköpostilaskujen vastaanottajalle (Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen lähettäminen > Sähköposti > Muistutukset), muistutukset jatkuvat, kunnes asiakas valitsee jonkin laskun vaihtoehdoista.

Huomioithan, että linkki esilläpitopalveluun on voimassa 90 päivää, minkä jälkeen laskun vastaanottajaa kehotetaan ottamaan yhteyttä laskuttajaan

Sähköpostin otsikkokuva

Voit lisätä otsikkokuvan sähköpostilaskun viestiosaan asetuksista Lataa-painikkeella.
Otsikkokuva on kuva, joka näkyy sähköpostin yläosassa ja sitä käytetään räätälöintitarkoituksiin.

Laskun pakottaminen vastaanottajan sähköpostiin

Laskun saa pakotettua suoraan vastaanottajan sähköpostiin käyttämällä esimerkiksi verkkolaskuosoitteelle tarkoitettua kenttää lisäämällä siihen verkkolaskuosoitteen sijaan sanan EMAIL.

Tämä vastaa laskun SOAP-kehyksessäTo/PartyId-kohdassa sanaa EMAIL.

Esimerkiksi näin:

<eb:To><eb:PartyId>EMAIL</eb:PartyId><eb:Role>Receiver</eb:Role></eb:To>

Mikäli SOAP-kehystä ei ole mahdollista käyttää, tulisi EMAIL sana lisätä sekä ToIdentifier että ToIntermediator kenttään:

<ToIdentifier SchemeID="0037">EMAIL</ToIdentifier>
<ToIntermediator>EMAIL</ToIntermediator>

Sähköposti välitystä varten poimitaan normaaleista sijainneista: InvoiceRecipientCommunicationDetails/InvoiceRecipientEmailaddressIdentifier
tai
BuyerCommunicationDetails/BuyerEmailaddressIdentifier.

Huomioittehan, että mikäli laskun XML - aineistolle on annettu vastaanottajan tiedot InvoiceRecipientPartyDetails - elementissä, tulee vastaanottajan sähköpostiosoite ilmoittaa kohtaan InvoiceRecipientEmailaddressIdentifier. 

TEAPPS-aineistolla vastaava kenttä on <NET_SERVICE_ID>EMAIL</NET_SERVICE_ID>

Laskun voi ohjata lähetettäväksi sähköpostitse käyttämällä invoice_put_invoice_with_metadata- tai POST /v1/invoices -rajapintamenetelmiä.

Metatiedoissa muut lähetystavat määritellään poistetuksi käytöstä, jolloin sähköpostireitti aktivoituu. Vastaanottajan sähköpostiosoite voidaan ilmoittaa metatiedoissa; tällöin annettua osoitetta käytetään XML-aineistossa määritellyn osoitteen sijasta.

Lisätietoa reitityksestä löytyy dokumentaatiostamme.

Miltä sähköpostitse lähetetty lasku näyttää?

Sähköpostilasku on sähköpostitse toimitettu viesti, joka sisältää asiakkaan valitsemien asetusten mukaisesti joko PDF-liitteen tai linkin, jonka kautta vastaanottaja voi tarkastella laskua.

Sähköpostin kieli määräytyy laskun aineistossa määritetyn kieliasetuksen perusteella. Tällä hetkellä Maventa tukee seuraavia kieliä: suomi (FI), ruotsi (SE tai Finvoicella myös SV), englanti (EN), norja (NO), tanska (DK) ja hollanti (NL).

Esimerkiksi Finvoice-formaatissa kieli määritellään elementissä InvoiceRecipientLanguageCode.

Sähköpostilaskut toimitetaan vastaanottajalle osoitteesta noreply@mail.maventa.com.



Viestissä olevaa linkkiä klikkaamalla vastaanottaja siirtyy näkymään jossa pyydetään salasanaa:



Syöttämällä salasanan vastaanottaja voi tarkastella laskun tietoja ja ladata laskun haluamassaan muodossa (PDF tai XML) tietokoneelleen.

Vastaanottajalla on myös mahdollisuus ilmoittaa, mikäli hän katsoo laskun olevan asiaton. Huomioithan, että linkki esilläpitopalveluun on voimassa 90 päivää, minkä jälkeen vastaanottajaa kehotetaan ottamaan yhteyttä laskuttajaan.






Jos Maventa-tilin sähköpostiasetuksissa on valittu, että sähköpostilaskut lähetetään hyväksy/hylkää-vaihtoehdolla, vastaanottajalle esitetään ennen laskun hyväksymistä vain olennaiset tiedot, jotta hän voi arvioida laskun kohdistumisen ja tietojen oikeellisuuden. Laskun hyväksymisen jälkeen vastaanottaja voi tarkastella maksutietoja ja ladata laskun haluamassaan muodossa (PDF tai XML). Mikäli laskussa ilmenee virhe, vastaanottajalla on mahdollisuus hylätä lasku ja jättää laskuttajalle viesti korjauspyynnöstä.

Avainsanoja

  • Sähköpostilasku
  • PDF-liite
  • Latauslinkki
  • Hyväksy/hylkää
  • Muistutukset
  • Otsikkokuva
  • Virtuaalinen viivakoodi