Laskutus on aina ollut olennainen osa liiketoiminnan harjoittamista kaupan alkuajoista nykypäivän moderniin yritykseen. Kuten monet muutkin keskeiset käytännöt, myös laskutus on nyt muuttumassa täysin digitaaliseksi uusien teknologioiden ansiosta. Verkkolaskutus ei onneksi ole vain ohimenevä trendi, vaan se on älykkäämpi ja nopeampi tapa hallita laskuja, vähentää paperityötä ja nopeuttaa liiketoimia. Laskujen lähettäminen sähköisesti tekee koko prosessista tehokkaamman ja tarkemman, ja sitä tukevat jopa sääntelyn muutokset.
Etkö ole vielä vakuuttunut? Tutustutaanpa tarkemmin perinteisen ja verkkolaskutuksen eroihin ja siihen, miksi meidän mielestämme sinun pitäisi siirtyä sähköiseen laskutukseen jo tänään.
Reaaliaikainen päätöksenteko ja viestintä ovat nykymaailmassa jo sen verran vakiintuneita normeja, että perinteinen laskutus ei yksinkertaisesti pysy mukana. Verkkolaskutus tuo yrityksent toimintaan nopeutta ja tehokkuutta, ja jättää paperi- ja PDF-laskut taakseen.
Kokeillaan yksinkertaista mielikuvaharjoitusta: mieti, kuinka paljon aikaa yrityksesi käyttää laskujen skannaamiseen, tulostamiseen ja postittamiseen? Onko kyse minuuteista, tunneista vai jopa päivistä? Kuvittele nyt, että voisit käyttää lähes kaiken tuon ajan muihin liiketoimintaasi hyödyttäviin tehtäviin. Kuulostaa aika hyvältä, eikö?
Verkkolaskutuksen merkittävin etu on laskujen nopea toimitus ja vastaanotto. Päivät, jolloin odottelit postin saapumista tai kaivelit loputtomia sähköpostin liitetiedostoja, ovat ohi: verkkolaskutuksen avulla yrityksesi voi lähettää laskut reaaliajassa, mikä lyhentää huomattavasti odotusaikaa palvelun toimittamisesta maksuprosessin aloittamiseen.
Kyse ei kuitenkaan ole pelkästään nopeudesta. Automaatio, joka on Maventan kaltaisten verkkolaskuratkaisujen keskeinen osa, vie laskutuksen tehokkuuden seuraavalle tasolle. Strukturoidun muotonsa ansiosta verkkolaskut voidaan käsitellä jopa 3,5 kertaa nopeammin kuin paperilaskut, joiden muoto ja koko voivat vaihdella suuresti. Siirtyminen verkkolaskutukseen parantaa kassavirtaasi ja vähentää myös maksujen perintään ja velkojen perintään käyttämääsi aikaa.
Maventan kaupallinen tuotejohtaja Maria Harinen selittää asiaa tarkemmin.
"Verkkolaskujen jäsennelty muoto ei ole vain yksityiskohta - se on peliä muuttava ominaisuus. Nämä standardit mahdollistavat tekoälypohjaisten ratkaisujen kehittämisen, kuten epäjohdonmukaisuuksien ja poikkeavuuksien tunnistamisen laskuvirroissa ja käyttäjien varoittamisen poikkeavuuksista tai hinnanmuutoksista", hän sanoo.
Manuaaliset tietojen syöttövirheet, kadonnut posti tai väärin sijoitetut paperilaskut voivat johtaa kalliisiin virheisiin, jotka paisuttavat yrityksesi kuluja tarpeettomasti. "Verkkolaskutus tuo mukanaan tarkkuutta ja mahdollisuuden tehdä välittömiä korjauksia", Harinen lisää.
Pohjimmiltaan verkkolaskutuksessa on kyse teknologian hyödyntämisestä toiminnan tehokkuuden ja tarkkuuden lisäämiseksi.
Perinteinen laskutus perustuu pitkälti manuaaliseen työhön, tietojen syöttämisestä paperilaskujen ja sähköpostilaskujen lajitteluun, mikä johtaa usein suurempaan virheriskiin ja paljon hukkaan menevään aikaan. Eikö olisi paljon mukavampaa, jos kaikki laskutustiedot ja -tiedot olisivat yhdessä paikassa, esimerkiksi ERP- tai kirjanpitojärjestelmässäsi? Verkkolaskutus antaa sinulle pääsyn arvokkaisiin, tietoon perustuviin oivalluksiin strukturoitujen tietojen avulla. Ei enää manuaalista syöttöä eikä turhia virheitä: tärkeitä resursseja vapautuu arvokkaampaan työhön.
Kuten aiemmin mainitsin, strukturoitu data tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää uusia, tekoälyyn perustuvia ratkaisuja osana liiketoimintaasi entistäkin tehokkaammin. Nämä teknologiat tarjoavat etuja, jotka ulottuvat paljon laajemmalle kuin virheiden tai epäjohdonmukaisuuksien tunnistaminen; niiden avulla voit mennä paljon pidemmälle kassavirtojen ennustamisessa ja ne voivat jopa tarjota käyttökelpoisia liiketoimintatietoja.
Maria Harinen huomauttaa, että verkkolaskun lähettäminen tarjoaa merkittäviä etuja myös vastaanottajalle.
"Tärkeimpiä etuja ovat muun muassa laskun automaattinen lataaminen vastaanottajan järjestelmään, mikä yksinkertaistaa hyväksymis-, maksu- ja kirjanpitotyönkulkuja. Ja minimoi myös heidän virheensä."
Harinen jatkaa: "Verkkolaskutustoimijat tarjoavat jo nyt teknologiaa, joka paitsi tarkistaa laskujen oikeellisuuden myös muuntaa ne helposti käsiteltävään muotoon. Tämä on erityisen tärkeää liiketoimintaympäristöissä, joissa laskut liikkuvat eri ohjelmistojen kautta useille eri markkinoille."
Yritysten jokapäiväisillä valinnoilla on suora vaikutus ympäristöön. Verkkolaskutuksen käyttöönotto ei ole vain fiksu ratkaisu, jolla säästetään rahaa ja aikaa, vaan se on myös merkittävä askel kohti kestävämpää ja ympäristöystävällisempää liiketoimintaa.
Annan teille esimerkin. Paperilaskun koko elinkaari lisää yrityksesi hiilijalanjälkeä. Tämä tarkoittaa, että joka kerta, kun paperilasku luodaan, lähetetään, toimitetaan ja säilytetään, tämä luku kasvaa. Esimerkkinä mainittakoon, että yksi paperilasku voi tuottaa noin 450 grammaa hiilidioksidipäästöjä. Mutta jos siirryt verkkolaskutukseen, tuo määrä laskee vain 150 grammaan. Kun tämä kerrotaan vuosittain lähetettävien laskujen määrällä, kyseessä on melko merkittävä vähennys.
Finance Finlandin vuonna 2018 julkaisemassa raportissa korostetaan, että sen lisäksi, että verkkolaskutus on tehostanut pankki- ja liiketoimintaa, se on myös vähentänyt huomattavasti ympäristöhaittoja. Automatisoimalla taloushallintoa verkkolaskujen avulla yritykset voivat pienentää hiilijalanjälkeään peräti 80-90 %.
Vaikka verkkolaskutukseen siirtymisestä saatavat taloudelliset hyödyt ovat selvät, ympäristöhyödyt todella korostavat sen tarpeellisuutta jopa maailmanlaajuisesti. Verkkolaskutuksen valitseminen on muutakin kuin prosessien virtaviivaistamista: se antaa sinulle mahdollisuuden osoittaa sitoutumisesi yhteiseen asiaan.
Arkaluonteisten tietojen suojaaminen ja lakisääteisten normien noudattaminen ei ole vain tärkeää vaan välttämätöntä. Verkkolaskutuksessa yhdistyvät nämä kaksi kriittistä tekijää täydellisesti.
Verkkolaskutusoperaattorit työskentelevät ahkerasti hyödyntäen kehittyneitä salausmenetelmiä, jotta laskujen tiedot pysyvät turvassa siirron ja tallennuksen aikana. Laskujen turvallinen lähettäminen on luonnollisesti tärkeää, mutta niin on myös sen varmistaminen, että ne säilytetään tiukimman mahdollisen turvatoimen alaisina. Maventan kaltaiset operaattorit pysyvät viimeisimpien standardien tasalla ja tekevät kovaa työtä puolestasi kulissien takana. Risto Collanus, Maventan Service Owner, ilmaisee asian yksinkertaisesti: "Maventa noudattaa tiukkoja tietosuoja- ja tietoturvaprotokollia, mukaan lukien Visma VCDM -sertifikaatti, ja noudattaa GDPR:n kaltaisia säännöksiä. Salaamme asiakastiedot ja testaamme järjestelmiämme säännöllisesti turvallisuuden varmistamiseksi."
Verkkolaskutusta ympäröivä sääntely-ympäristö voi tuntua monimutkaiselta ja olla täynnä määräyksiä, joita on vaikea noudattaa. Kun jokainen hallitus päivittää lakejaan omaan tahtiinsa, mukana pysyminen voi olla erityisen haastavaa yrityksille, jotka toimivat kotimaansa rajojen ulkopuolella. Yksinkertaisin strategia, jolla yrityksesi voi pysyä määräysten mukaisena, on valita taloushallinnon ohjelmisto tai toiminnanohjausjärjestelmä, joka tekee yhteistyötä luotettavan verkkolaskutusoperaattorin kanssa. Näin et menetä mitään mahdollisuuksia virtaviivaistaa liiketoimintaasi, mutta pidät samalla yrityksesi lainsäädännön oikealla puolella.
Eikö jokapäiväisen liiketoimintasi kiireessä olisi hienoa päästä käsiksi tärkeimpiin liiketoimintatyökaluihin ja -tietoihin milloin ja missä tahansa? Verkkolaskutus antaa sinulle vapauden hallita, lähettää ja vastaanottaa laskuja ilman, että sinua rajoittaa sijainti tai aika. Kuvittele, että voit tarkistaa laskut vaivattomasti rentoutuessasi rannalla tai että kirjanpitäjäsi päättää työnsä myöhään; verkkolaskutus varmistaa, että rahaliikenteesi on aina vain muutaman napsautuksen päässä.
Yksi verkkolaskutuksen vähemmän ilmeisistä eduista on sen kyky käsitellä määriä vaivattomasti. Yksinkertaisesti sanottuna se kasvaa ja skaalautuu yrityksesi mukana. Perinteisistä laskutusmenetelmistä voi tulla nopeasti pullonkaula, joka haittaa tehokkuutta. Verkkolaskutusarkkitehtuuri on kuitenkin suunniteltu tukemaan kasvavia tarpeitasi ilman, että laskutuskapasiteetti joutuu koskaan rajalle. Tämä tekee verkkolaskutuksesta tehokkaan työkalun kaikenkokoisille yrityksille. Olitpa sitten startup-yritys tai vakiintunut maailmanlaajuinen yritys, verkkolaskutus mukautuu ja kasvaa yhdessä yrityksesi kanssa.
Verkkolaskutuksen käyttöönotto ei ole vain uusimpien teknologiatrendien seuraamista. Kyse on siitä, että otat haltuun yhden yrityksesi tärkeimmistä osa-alueista: liiketoimintasi. Se on älykkäämpi, turvallisempi ja ympäristöystävällisempi tapa johtaa liiketoimintaa.
Pääset verkkolaskutuksen kanssa kätevästi alkuun keskustelemalla ohjelmistotoimittajasi kanssa ja selvittämällä, tarjoaako se jo verkkolaskuratkaisuja. Jos ei, anna meille rohkeasti vinkki ohjelmistostasi, niin varmistamme, ettet jää tulevaisuudessa ilman verkkolaskupalveluja.