Vieraskynäkirjoitus - Netvisor
Kun puhutaan modernista ja tehokkaasta taloushallinnosta, keskustelu palaa aina takaisin yhteen keskeiseen asiaan: verkkolaskutukseen. Se ei ole vain yksi osa digitaalista taloushallintoa, vaan sen perusta ja ydin. Ilman tietokoneluettavia verkkolaskuja taloushallinnon prosessien automatisointi jää puolitiehen, ja yritys joutuu käyttämään resurssejaan manuaalisiin, aikaa vieviin tehtäviin.
Sähköisen taloushallinnon lupaus on selkeä: vapautetaan ihmiset rutiineista, vähennetään virheitä ja nopeutetaan prosesseja. Mutta tämä lupaus toteutuu vain, jos järjestelmiin syötetty data on koneluettavassa muodossa.
Kun ostolaskut saapuvat yritykseen verkkolaskuina, ne sisältävät kaikki keskeiset tiedot jäsennellyssä muodossa. Toimittajan tiedot, laskun summa, eräpäivä, tuoterivit, ALV-erittely, jne, kaikki on koneen luettavissa ja käsiteltävissä automaattisesti.
Taloushallinto-ohjelmisto pystyy kohdistamaan laskun oikealle kirjanpitotilille, tarkistamaan ALV-käsittelyn ja jopa täsmäyttämään laskun tilaukseen tai sopimukseen ilman ihmisen väliintuloa.
Vastaavasti, kun yritys lähettää myyntilaskunsa verkkolaskuina, asiakkaan järjestelmä voi käsitellä ne automaattisesti. Lasku saapuu perille minuuteissa, kohdistuu oikealle tarkastajalle ja eräpäivä on heti kaikkien nähtävillä. Tämä nopeuttaa maksuliikennettä ja parantaa kassavirtaa.
Jos laskut saapuvat paperilla tai PDF-liitteenä sähköpostissa, ne eivät ole tietokoneluettavassa muodossa. Tällöin taloushallinnon henkilöstön on syötettävä tiedot manuaalisesti järjestelmään, lasku kerrallaan.
Tämä vie aikaa, mutta vielä suurempi ongelma on virheiden riski. Näppäilyvirheet, väärin luetut summat tai puutteelliset tiedot voivat aiheuttaa merkittäviä ongelmia myöhemmin.
Kun kirjanpidon tietoja joudutaan täydentämään tai korjaamaan käsin, myös raportointi viivästyy. Reaaliaikainen taloudellinen tilannekuva hämärtyy, kun osa laskuista on vielä jonossa manuaalista käsittelyä odottamassa. Tämä vaikeuttaa päätöksentekoa ja heikentää yrityksen talouden ennakoitavuutta.
Manuaalinen työ ei ole ainoastaan tehotonta, se on myös kallista. Tutkimukset osoittavat, että verkkolaskujen käsittely on keskimäärin 59 % edullisempaa lähetyskuluissa ja 64 % edullisempaa vastaanottokuluissa verrattuna paperilaskuihin. Kun yrityksellä on kuukausittain satoja tai jopa tuhansia laskuja, säästöt nousevat nopeasti merkittäviksi.
Modernit taloushallinto-ohjelmistot, kuten Netvisor, rakentuvat automaation varaan. Kun verkkolaskut virtaavat ohjelmistoon jäsenneltynä datana, kirjanpito muodostuu automaattisesti liiketapahtumien pohjalta. Laskut kirjautuvat oikeille tileille, ALV-kirjaukset syntyvät oikein ja tositteet arkistoituvat sähköisesti.
Tämä tarkoittaa, että kirjanpitäjä voi keskittyä olennaiseen: talouden analysointiin, poikkeamien tutkimiseen ja kehittämisehdotusten tekemiseen. Rutiinityö vähenee rajusti, ja taloushallinto muuttuu strategisemmaksi osaamisalueeksi.
Myös maksuliikenne tehostuu verkkolaskutuksen myötä. Kun maksut kohdistuvat automaattisesti oikeille laskuille, reskontranhallinta sujuu vaivattomasti. Erääntyneet laskut on helppo tunnistaa, ja maksumuistutukset voidaan lähettää automaattisesti ilman manuaalista seurantaa.
Paperilaskut ja sähköpostiliitteet ovat alttiita niin katoamiselle kuin petoksille. Huijauslaskut, joissa tilisiirtotiedot on muutettu tai laskun lähettäjä väärennetty, ovat valitettavan yleisiä. Verkkolaskutus tarjoaa tähän ratkaisun.
Kun lasku siirtyy verkkolaskuoperaattorin, kuten Maventan, kautta, sen aitous ja alkuperä voidaan varmistaa. Verkkolaskutuspalvelut sisältävät erilaisia turvatarkistuksia, jotka suojaavat yrityksiä petoksilta.
Lisäksi verkkolaskut arkistoituvat automaattisesti sähköisesti, mikä täyttää kirjanpitolainsäädännön vaatimukset ja helpottaa mahdollista tarkastusta tai todentamista myöhemmin.
Verkkolaskutuksen edut eivät rajoitu suuryrityksiin. Myös pienyrityksille ja aloittaville yrityksille verkkolaskutus tarjoaa merkittäviä hyötyjä. Kun liiketoiminta kasvaa ja laskumäärät lisääntyvät, verkkolaskutus skaalautuu vaivattomasti mukana. Järjestelmä ei muutu, prosessit pysyvät samoina, vain volyymi kasvaa.
Startup-yrityksille verkkolaskutus tarjoaa mahdollisuuden aloittaa heti oikealla tavalla. Teknologiaratkaisu, joka tukee kasvua ja tehostaa toimintaa alusta alkaen, on kilpailuetu, jota ei kannata jättää käyttämättä.
Euroopan unioni on ottanut määrätietoisia askelia kohti täysimittaista sähköistä laskutusta. Jo vuonna 2020 voimaan astuneen lainsäädännön mukaan yritykset voivat vaatia laskut sähköisessä muodossa.
Tulevaisuudessa vaatimukset kiristyvät entisestään: EU:n uudet digitaaliset raportointivaatimukset (DRR) ja ViDA-direktiivi tulevat vaatimaan yrityksiltä reaaliaikaista raportointia ja verkkolaskutuksen käyttöä kaikissa jäsenmaissa.
Tämä tarkoittaa, että verkkolaskutus ei ole enää vain kilpailuetu – se on välttämättömyys. Yritykset, jotka eivät siirry verkkolaskutukseen, jäävät jälkeen kilpailijoistaan ja voivat joutua sääntelyongelmiin.
Hyvä uutinen on, että verkkolaskutuksen käyttöönotto on nykyään vaivatonta. Modernit taloushallinto-ohjelmistot, kuten Netvisor, sisältävät valmiit verkkolaskutusominaisuudet. Kumppanuus verkkolaskuoperaattorin kanssa varmistaa, että laskusi kulkevat sujuvasti, ja että kaikki säädökset täyttyvät automaattisesti.
Ilman verkkolaskutusta sähköinen taloushallinto ei voi toimia täydellä teholla. Manuaalinen työ lisääntyy, virheet kasaantuvat, ja raportointi viivästyy. Verkkolaskutus on se perusta, jonka päälle tehokas, automatisoitu ja skaalautuva taloushallinto rakennetaan.