Mitä on verkkolaskutus?

Verkkolaskutus on taloushallinnon vakaa peruspilari, joka vaikuttaa yritysmaailman arkeen virtaviivaistamalla laskutusprosesseja ja tuomalla turvallisuutta bisneskriittisiin transaktioihin. Tämä blogikirjoitus opettaa sinulle verkkolaskutuksen perusteet: mitä se on, kenelle se on tarkoitettu ja miten sen prosessit toimivat.

Aloitetaan aivan ensimmäisestä kysymyksestä: mikä on verkkolaskutuksen määritelmä? Euroopan komissio määrittelee verkkolaskutuksen "toimittajan ja ostajan väliseksi laskujen sähköiseksi vaihdoksi". Yksinkertaisesti sanottuna verkkolaskutus on turvallista ja automatisoitua laskujen vaihtoa yritysten, tai yritysten ja kuluttajien, välillä.

Mikä on verkkolasku?

Toisin kuin PDF-tiedostoissa tai skannatuissa kuvissa, verkkolaskuissa käytetään koneluettavaa, jäsenneltyä muotoa, kuten XML:ää (eXtensible Markup Language). Tämä tarkoittaa, että tuotekuvausten, määrien ja hintojen kaltaiset tiedot on sisällytetty itse asiakirjaan, jolloin se on luettavissa toiminnanohjausjärjestelmissä ja laskutusohjelmistoissa. Strukturoitujen verkkolaskujen mukana toimitetaan usein laskun kuva, joka on ohjelmistossa luodun strukturoidun laskun sisällön visualisointi.

Vaikka verkkolaskujen perusrakenne on sama, niiden formaatit voivat vaihdella alueittain ja maittain, kuten SI-UBL Alankomaissa, Svefaktura Ruotsissa tai Finvoice Suomessa. Hyvä uutinen on se, että EU-standardi EN16931 edistää eri verkkolaskuformaattien yhteentoimivuutta. Tämä tarkoittaa, että vaikka yritykset käyttäisivät erilaisia formaatteja, järjestelmät ymmärtävät silti laskun ydintiedot. Näin vältytään monimutkaisilta muunnoksilta ja rajat avautuvat sujuvammalle kansainväliselle kaupalle.

Verkkolaskutus tuo selkeyttä ja säästöjä liiketoimintaprosesseihin.

Lyhyesti sanottuna: verkkolaskutus hyödyttää kaikenkokoisia yrityksiä startup-yrityksistä suuryrityksiin ja jopa valtion virastoja ja kuluttajia.

Paperilaskujen ja sähköpostilaskujen kaaos voi olla ylivoimainen.

Aloitetaanpa tosielämän esimerkillä. Kuvittele työskenteleväsi tilitoimistossa, jossa kirjanpitäjänä saat kasapäin paperilaskuja ja gigatavuja sähköpostilaskuja eri asiakkailta. Nämä laskut voivat saapua postitse, sähköpostitse, kuriirin välityksellä tai jopa henkilökohtaisesti, mikä aiheuttaa logistisen painajaisen. Kukin lasku pitäisi sitten syöttää manuaalisesti kirjanpito-ohjelmistoon käsin, mikä on työläs prosessi, joka saattaa kestää päiviä tai viikkoja. Kun tähän lisätään huonosti nukuttu yö tai päänsärky, on resepti katastrofiin valmis. Yksikin virheellinen desimaali voi käynnistää ketjureaktion, joka koostuu puheluista toimittajille, hyvityslaskuista ja manuaalisista tietojen korjauksista, jotka kaikki syövät arvokasta aikaasi ja rahaasi.

Sähköinen laskutus säästää sinut manuaalisen sekasorron aiheuttamalta stressiltä.

Sähköinen laskutus tehostaa koko prosessia minimoimalla inhimilliset virheet ja vähentämällä manuaalisen tietojen syöttämisen ja kadonneiden paperilaskujen jahtaamisen kaltaisia tehtäviä. Tämä vapauttaa arvokasta aikaasi keskittyä siihen, mikä on todella tärkeää - ydinliiketoimintasi pyörittämiseen. Tavarantoimittajat lähettävät laskut sähköisesti suojatun verkon kautta, ja ne saapuvat sinulle muutamassa minuutissa. Sähköinen laskutus automatisoi nämä aikaa vievät manuaaliset prosessit, mikä säästää aikaa, rahaa ja turhautumista.

Miten verkkolaskuprosessi toimii?

Lähettäminen ja vastaanottaminen noudattavat samaa logiikkaa kuin kirjeen lähettäminen postitse, jossa kirjeen lähettäjä laittaa kirjeen postilaatikkoon. Postinkantaja noutaa sen ja toimittaa sen postinjakelukeskukseen, josta toinen postinkantaja noutaa sen ja toimittaa kirjeen vastaanottajalle.

Verkkolaskutuksessa lähettäjät ja vastaanottajat toimivat loppukäyttäjinä (kirjeen lähettäjinä ja vastaanottajina), ja verkkolaskuoperaattorit toimivat postilaatikoiden välisinä postimiehinä. Tärkeintä on, että vaihto tapahtuu automaattisesti, turvallisesti ja hetkessä verrattuna siihen, että kirjeet tai laskut lähetetään ja vastaanotetaan manuaalisesti.

1. Lähettäjä luo laskun laskutusohjelmassaan ja lähettää sen turvallisesti verkkolaskutusverkon kautta.
2. Lähettäjän verkkolaskutusoperaattori muuntaa laskun vastaanottajan ohjelmiston ymmärtämään muotoon ja toimittaa sen turvallisesti vastaanottajan ohjelmistoon.

Älä anna verkkolaskun kaksoisolentojen hämätä

Verkkolaskutus on suhteellisen uusi asia yritysten keskuudessa, ja siitä, mitä sähköinen lasku on, voi olla erilaisia tulkintoja. Lasku voi olla digitaalisessa muodossa, mutta se ei vielä tee siitä sähköistä laskua. Esimerkiksi sähköpostitse lähetetyt JPG- tai PDF-tiedostot eivät ole sähköisiä laskuja, eivätkä paperilaskut, jotka on skannattu OCR-ohjelmalla ja siirretty sitten manuaalisesti verkkolaskutusohjelmaan.

Verkkolaskut noudattavat tiettyä rakennetta, joka on määrätty säädöksissä ja alan standardeissa. Tämä standardoitu muoto tekee tiedoista koneellisesti luettavia ja mahdollistaa tietojen toimittamisen ilman manuaalista käsittelyä koko matkan lähettäjältä vastaanottajan ohjelmistoon.

Miten verkkolaskutus otetaan käyttöön?

Verkkolaskutus on arvokas ominaisuus, joka on yleensä integroitu laskutus- tai taloushallinto-ohjelmistoihin. Ensimmäinen askel on tarkistaa ohjelmistotoimittajalta, onko sen ohjelmisto yhteensopiva verkkolaskutuksen kanssa. Jos näin on, se voi auttaa sinua verkkolaskutuksen käyttöönotossa nykyisessä ohjelmistossasi.

Kuinka paljon verkkolaskutus maksaa?

Verkkolaskutus on huomattavasti halvempi vaihtoehto kuin paperilaskutus, mutta verkkolaskutuksen kustannukset riippuvat kirjanpito-ohjelmistostasi ja sen hinnoittelulogiikasta. Jotkin palveluntarjoajat tarjoavat transaktiopohjaista hinnoittelua, jossa jokaisella lähetetyllä ja vastaanotetulla verkkolaskulla on selkeä, läpinäkyvä kustannus. Joskus verkkolaskun kustannukset sisältyvät toiminnanohjausjärjestelmän kuukausimaksuun, tai ne voivat tarjota ilmaisen paketin tietylle määrälle verkkolaskuja, minkä jälkeen ne hinnoitellaan käytön tai paketin mukaan.

Oletko valmis aloittamaan matkasi verkkolaskutuksen parissa?

Verkkolaskutuksella on iso rooli siinä, miten yritykset hoitavat talouttaan nyt ja tulevaisuudessa. Tehostamalla prosesseja, minimoimalla virheet ja säästämällä aikaa verkkolaskutus edistää kaikenkokoisten yritysten toiminnan tehostamista.

Joillakin alueilla verkkolaskutus on jo pakollista, ja sen käyttöönotto lisääntyy tasaisesti kaikkialla maailmassa. Tämän kasvavan merkityksen vuoksi verkkolaskuratkaisujen ymmärtäminen ja käyttöönotto on strateginen päätös kaltaisillesi yrityksille, jotka pyrkivät pysymään kilpailukykyisinä globaaleilla markkinoilla.

Etkö ole vielä vakuuttunut? Tutustu tarkemmin verkkolaskutuksen hyötyihin blogikirjoituksessamme Verkkolaskutus vs. perinteinen laskutus.